Créer une société entraîne souvent des dépenses avant même son immatriculation. Les fondateurs peuvent devoir payer des frais de conseil, réserver un nom de domaine, signer un bail ou acheter du matériel.
À ce stade, la société ne possède pas encore de personnalité juridique. Elle ne peut donc pas agir seule comme une entreprise déjà immatriculée. En pratique, une ou plusieurs personnes avancent les frais et prennent les engagements en son nom.
Après l’immatriculation, la société peut reprendre ces dépenses et ces contrats. Toutefois, cette reprise doit respecter certaines règles.
- Qu’est-ce qu’une société en formation ?
- Quelles dépenses peuvent intervenir avant l’immatriculation ?
- Qui doit payer ces dépenses ?
- La société peut-elle rembourser les fondateurs ?
- Qu’est-ce que la reprise des actes ?
- Première méthode : annexer la liste des actes aux statuts
- Deuxième méthode : donner un mandat avant l’immatriculation
- Troisième méthode : décider la reprise après l’immatriculation
- Comment rédiger les contrats avant l’immatriculation ?
- Que se passe-t-il si la société ne reprend pas l’acte ?
- Que se passe-t-il si la société n’est jamais immatriculée ?
- Dépense, apport ou compte courant : quelles différences ?
- Comment traiter les dépenses en comptabilité ?
- Les bons réflexes à adopter
- Les erreurs fréquentes à éviter
- Conclusion
Qu’est-ce qu’une société en formation ?
Une société se trouve en formation pendant la période qui précède son immatriculation. Les associés ont commencé les démarches de création, mais l’entreprise n’existe pas encore pleinement sur le plan juridique.
Cette période peut commencer dès les premières actions concrètes du projet. Elle couvre notamment la rédaction des statuts, la recherche de locaux, les premiers achats ou la négociation de contrats. En revanche, la société obtient sa personnalité morale seulement après son immatriculation. Avant cette étape, elle ne dispose pas encore de son propre patrimoine. Par conséquent, elle ne peut pas directement payer une facture ou signer un contrat en son seul nom.
Quelles dépenses peuvent intervenir avant l’immatriculation ?
Les fondateurs doivent souvent engager des frais pour préparer le lancement de l’activité.
Il peut notamment s’agir :
- des honoraires d’un avocat ou d’un expert-comptable ;
- des frais de rédaction des statuts ;
- de la publication de l’annonce légale ;
- du dépôt d’une marque ;
- de l’achat d’un nom de domaine ;
- d’un abonnement à un logiciel ;
- de l’achat de matériel ou de fournitures ;
- d’un dépôt de garantie ;
- de la signature d’un bail commercial ;
- ou encore de prestations de communication.
Certaines dépenses restent limitées. Toutefois, d’autres peuvent engager des montants importants ou créer des obligations sur plusieurs années. Il faut donc organiser leur prise en charge dès le début du projet.
Qui doit payer ces dépenses ?
Avant l’immatriculation, les fondateurs paient généralement les dépenses avec leurs fonds personnels.
Il peut s’agir d’un futur associé, du futur dirigeant ou de toute personne qui agit pour préparer la société. Cette personne avance alors la somme nécessaire. Elle doit conserver les factures, les preuves de paiement et les contrats. Ces documents permettront ensuite de justifier la dépense auprès de la société.
La personne qui signe un contrat avant l’immatriculation s’engage également à titre personnel. Elle reste donc responsable tant que la société n’a pas repris l’acte.
La société peut-elle rembourser les fondateurs ?
Après son immatriculation, la société peut rembourser les dépenses engagées pour son compte. Toutefois, elle ne doit pas effectuer un simple remboursement informel. Il faut pouvoir démontrer que la dépense concernait réellement la création ou le démarrage de l’entreprise. Le fondateur doit donc présenter des justificatifs précis. La facture, le ticket de paiement, le contrat ou le relevé bancaire permettent de retracer l’opération. La société pourra ensuite enregistrer la dépense dans sa comptabilité. Selon les cas, elle remboursera directement le fondateur ou inscrira la somme sur son compte courant d’associé.
Qu’est-ce que la reprise des actes ?
La reprise des actes permet à la société de prendre à sa charge les engagements conclus avant son immatriculation. Par exemple, un fondateur peut signer un bail pour les futurs locaux. Après la reprise, la société devient la partie au contrat et assume les loyers.
Le même principe peut concerner un abonnement, une commande de matériel ou un contrat avec un prestataire.
Lorsque la reprise produit ses effets, la société est considérée comme ayant souscrit l’engagement dès son origine. Le fondateur cesse alors, en principe, de supporter personnellement l’obligation.
Première méthode : annexer la liste des actes aux statuts
La première solution consiste à établir une liste des actes conclus avant la signature des statuts.
Cette liste doit présenter chaque opération avec suffisamment de précision. Elle peut notamment indiquer :
- la nature de la dépense ou du contrat ;
- l’identité du prestataire ;
- la date de l’engagement ;
- son montant ;
- et les obligations qui en résultent.
Les fondateurs annexent ensuite cette liste aux statuts.
Lorsque les associés signent les statuts puis immatriculent la société, celle-ci reprend les actes mentionnés. La reprise intervient donc automatiquement à compter de l’immatriculation.
Cette méthode convient particulièrement aux dépenses déjà connues au moment de la signature.
Deuxième méthode : donner un mandat avant l’immatriculation
Certaines dépenses peuvent intervenir après la signature des statuts, mais avant l’immatriculation. Dans cette situation, les associés peuvent donner un mandat à une personne. Il peut s’agir d’un associé, du futur dirigeant ou d’une autre personne désignée selon la forme de la société.
Le mandat doit définir précisément les engagements autorisés. Une autorisation trop générale peut créer des difficultés. Par exemple, le mandat peut autoriser le futur président à signer un contrat informatique pour un montant déterminé. Il peut aussi l’autoriser à conclure un bail répondant à des conditions précises.
Après l’immatriculation, la société reprend les actes qui respectent le mandat.
Troisième méthode : décider la reprise après l’immatriculation
Les associés peuvent aussi constater qu’un acte n’a pas été annexé aux statuts et qu’aucun mandat ne le couvrait. Dans ce cas, la société peut encore reprendre cet engagement après son immatriculation. Les associés doivent alors adopter une décision spécifique. Cette décision doit identifier précisément les dépenses ou contrats concernés. Elle doit aussi respecter les règles de vote prévues par les textes et les statuts.
Un procès-verbal formalise généralement la reprise.
Cette solution permet de régulariser certains oublis. Toutefois, il reste préférable d’organiser la reprise dès la création afin de limiter les incertitudes.
Comment rédiger les contrats avant l’immatriculation ?
La rédaction du contrat joue un rôle important.
La personne qui signe doit préciser qu’elle agit pour le compte d’une société en formation. Le document doit aussi permettre d’identifier le projet de société concerné. Par exemple, le contrat peut indiquer que le futur dirigeant agit « au nom et pour le compte de la société en formation ».
Il faut éviter de présenter la société comme une personne déjà immatriculée. En effet, elle ne peut pas encore signer seule un contrat puisqu’elle ne possède pas de personnalité morale.
Une rédaction imprécise peut provoquer un litige sur l’identité de la personne engagée ou sur la validité de la reprise.
Que se passe-t-il si la société ne reprend pas l’acte ?
Si la société ne reprend pas l’engagement, la personne qui a signé reste personnellement responsable. Le fournisseur, le bailleur ou le prestataire pourra donc lui réclamer le paiement. La création ultérieure de la société ne suffit pas à transférer automatiquement toutes les obligations.
Dans une société commerciale, plusieurs fondateurs peuvent même supporter solidairement les actes accomplis. Un créancier peut alors demander le paiement complet à l’une des personnes concernées.
La personne qui avance une dépense prend donc un risque réel si la reprise n’est pas correctement organisée.
Que se passe-t-il si la société n’est jamais immatriculée ?
Le projet peut être abandonné avant l’immatriculation. Dans ce cas, aucune société ne pourra reprendre les dépenses ou les contrats.
Les personnes qui ont agi restent alors personnellement engagées. Elles devront payer les factures, exécuter les contrats ou négocier leur résiliation.
Il est donc prudent de limiter les engagements lourds avant de savoir si la société sera effectivement créée.
Pour un bail ou un contrat important, il peut aussi être utile de prévoir une condition liée à l’immatriculation de la société.
Dépense, apport ou compte courant : quelles différences ?
Une dépense engagée avant l’immatriculation ne correspond pas forcément à un apport au capital.
Lorsqu’un fondateur paie une facture pour la société, il avance généralement des fonds. Après la reprise, la société peut lui rembourser cette somme. Si elle ne le rembourse pas immédiatement, elle peut inscrire la somme sur son compte courant d’associé. La société reconnaît alors une dette envers lui.
À l’inverse, un apport au capital suit une logique différente. L’associé remet une somme ou un bien à la société en échange de titres.
Il faut donc identifier clairement la nature de chaque opération afin d’éviter les erreurs comptables.
Comment traiter les dépenses en comptabilité ?
Après la reprise, la société doit enregistrer les dépenses dans sa comptabilité.
Le traitement dépend de la nature de la dépense. Certaines sommes correspondent à des charges courantes. D’autres peuvent constituer des immobilisations, notamment lorsqu’elles concernent un bien durable.
La société doit également conserver les factures et les justificatifs de paiement.
Les questions fiscales, notamment celles liées à la TVA, peuvent varier selon la facture et les conditions de l’achat. Il est donc préférable de transmettre l’ensemble des documents à l’expert-comptable.
Les bons réflexes à adopter
Une bonne organisation permet d’éviter la majorité des difficultés.
D’abord, les fondateurs doivent tenir une liste précise des dépenses engagées. Ils doivent indiquer la date, le montant, le bénéficiaire et la personne qui a payé.
Ensuite, ils doivent conserver tous les justificatifs. Une simple estimation ne suffira pas pour obtenir un remboursement correct.
Par ailleurs, les contrats doivent mentionner clairement que la personne agit pour le compte de la société en formation.
Enfin, il faut choisir la bonne méthode de reprise : annexe aux statuts, mandat préalable ou décision après l’immatriculation.
Les erreurs fréquentes à éviter
La première erreur consiste à signer directement au nom d’une société qui n’existe pas encore juridiquement.
La deuxième consiste à oublier d’inscrire une dépense dans la liste annexée aux statuts. Sans reprise régulière, le fondateur peut rester personnellement engagé.
La troisième erreur concerne les justificatifs. Une dépense payée en espèces sans facture sera difficile à faire rembourser et à comptabiliser.
Certains fondateurs confondent aussi les frais avancés avec un apport au capital. Or, les deux opérations ne produisent pas les mêmes effets.
Enfin, il ne faut pas supposer que l’immatriculation transfère automatiquement tous les contrats à la société. La reprise doit respecter une procédure précise.
Conclusion
Avant l’immatriculation, la société ne peut pas encore payer elle-même ses dépenses. Les fondateurs doivent donc avancer les frais et signer personnellement les contrats nécessaires au lancement du projet.
Après l’immatriculation, la société peut reprendre ces engagements et rembourser les sommes avancées. Pour cela, les fondateurs doivent organiser la reprise dans les statuts, utiliser un mandat précis ou adopter une décision spécifique.
Une préparation rigoureuse protège les fondateurs et facilite le démarrage de l’entreprise. Elle permet également d’éviter qu’une personne reste personnellement responsable d’une dépense qui devait, à l’origine, concerner la société.
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