Cr\u00e9er une soci\u00e9t\u00e9 entra\u00eene souvent des d\u00e9penses avant m\u00eame son immatriculation. Les fondateurs peuvent devoir payer des frais de conseil, r\u00e9server un nom de domaine, signer un bail ou acheter du mat\u00e9riel.<\/p>\n\n\n\n
\u00c0 ce stade, la soci\u00e9t\u00e9 ne poss\u00e8de pas encore de personnalit\u00e9 juridique. Elle ne peut donc pas agir seule comme une entreprise d\u00e9j\u00e0 immatricul\u00e9e. En pratique, une ou plusieurs personnes avancent les frais et prennent les engagements en son nom.<\/p>\n\n\n\n
Apr\u00e8s l\u2019immatriculation, la soci\u00e9t\u00e9 peut reprendre ces d\u00e9penses et ces contrats. Toutefois, cette reprise doit respecter certaines r\u00e8gles.<\/p>\n\n\n\n
<\/p>\n\n\n
Une soci\u00e9t\u00e9 se trouve en formation pendant la p\u00e9riode qui pr\u00e9c\u00e8de son immatriculation. Les associ\u00e9s ont commenc\u00e9 les d\u00e9marches de cr\u00e9ation, mais l\u2019entreprise n\u2019existe pas encore pleinement sur le plan juridique.<\/p>\n\n\n\n
Cette p\u00e9riode peut commencer d\u00e8s les premi\u00e8res actions concr\u00e8tes du projet. Elle couvre notamment la r\u00e9daction des statuts, la recherche de locaux, les premiers achats ou la n\u00e9gociation de contrats. En revanche, la soci\u00e9t\u00e9 obtient sa personnalit\u00e9 morale seulement apr\u00e8s son immatriculation. Avant cette \u00e9tape, elle ne dispose pas encore de son propre patrimoine. Par cons\u00e9quent, elle ne peut pas directement payer une facture ou signer un contrat en son seul nom.<\/p>\n\n\n
Les fondateurs doivent souvent engager des frais pour pr\u00e9parer le lancement de l\u2019activit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n
Il peut notamment s\u2019agir :<\/p>\n\n\n\n
Certaines d\u00e9penses restent limit\u00e9es. Toutefois, d\u2019autres peuvent engager des montants importants ou cr\u00e9er des obligations sur plusieurs ann\u00e9es. Il faut donc organiser leur prise en charge d\u00e8s le d\u00e9but du projet.<\/p>\n\n\n
Avant l\u2019immatriculation, les fondateurs paient g\u00e9n\u00e9ralement les d\u00e9penses avec leurs fonds personnels.<\/p>\n\n\n\n
Il peut s\u2019agir d\u2019un futur associ\u00e9, du futur dirigeant ou de toute personne qui agit pour pr\u00e9parer la soci\u00e9t\u00e9. Cette personne avance alors la somme n\u00e9cessaire. Elle doit conserver les factures, les preuves de paiement et les contrats. Ces documents permettront ensuite de justifier la d\u00e9pense aupr\u00e8s de la soci\u00e9t\u00e9.<\/p>\n\n\n\n
La personne qui signe un contrat avant l\u2019immatriculation s\u2019engage \u00e9galement \u00e0 titre personnel. Elle reste donc responsable tant que la soci\u00e9t\u00e9 n\u2019a pas repris l\u2019acte.<\/p>\n\n\n
Apr\u00e8s son immatriculation, la soci\u00e9t\u00e9 peut rembourser les d\u00e9penses engag\u00e9es pour son compte. Toutefois, elle ne doit pas effectuer un simple remboursement informel. Il faut pouvoir d\u00e9montrer que la d\u00e9pense concernait r\u00e9ellement la cr\u00e9ation ou le d\u00e9marrage de l\u2019entreprise. Le fondateur doit donc pr\u00e9senter des justificatifs pr\u00e9cis. La facture, le ticket de paiement, le contrat ou le relev\u00e9 bancaire permettent de retracer l\u2019op\u00e9ration. La soci\u00e9t\u00e9 pourra ensuite enregistrer la d\u00e9pense dans sa comptabilit\u00e9. Selon les cas, elle remboursera directement le fondateur ou inscrira la somme sur son compte courant d\u2019associ\u00e9.<\/p>\n\n\n
La reprise des actes permet \u00e0 la soci\u00e9t\u00e9 de prendre \u00e0 sa charge les engagements conclus avant son immatriculation. Par exemple, un fondateur peut signer un bail pour les futurs locaux. Apr\u00e8s la reprise, la soci\u00e9t\u00e9 devient la partie au contrat et assume les loyers.<\/p>\n\n\n\n
Le m\u00eame principe peut concerner un abonnement, une commande de mat\u00e9riel ou un contrat avec un prestataire.<\/p>\n\n\n\n
Lorsque la reprise produit ses effets, la soci\u00e9t\u00e9 est consid\u00e9r\u00e9e comme ayant souscrit l\u2019engagement d\u00e8s son origine. Le fondateur cesse alors, en principe, de supporter personnellement l\u2019obligation.<\/p>\n\n\n
La premi\u00e8re solution consiste \u00e0 \u00e9tablir une liste des actes conclus avant la signature des statuts.<\/p>\n\n\n\n
Cette liste doit pr\u00e9senter chaque op\u00e9ration avec suffisamment de pr\u00e9cision. Elle peut notamment indiquer :<\/p>\n\n\n\n
Les fondateurs annexent ensuite cette liste aux statuts.<\/p>\n\n\n\n
Lorsque les associ\u00e9s signent les statuts puis immatriculent la soci\u00e9t\u00e9, celle-ci reprend les actes mentionn\u00e9s. La reprise intervient donc automatiquement \u00e0 compter de l\u2019immatriculation.<\/p>\n\n\n\n
Cette m\u00e9thode convient particuli\u00e8rement aux d\u00e9penses d\u00e9j\u00e0 connues au moment de la signature.<\/p>\n\n\n
Certaines d\u00e9penses peuvent intervenir apr\u00e8s la signature des statuts, mais avant l\u2019immatriculation. Dans cette situation, les associ\u00e9s peuvent donner un mandat \u00e0 une personne. Il peut s\u2019agir d\u2019un associ\u00e9, du futur dirigeant ou d\u2019une autre personne d\u00e9sign\u00e9e selon la forme de la soci\u00e9t\u00e9.<\/p>\n\n\n\n
Le mandat doit d\u00e9finir pr\u00e9cis\u00e9ment les engagements autoris\u00e9s. Une autorisation trop g\u00e9n\u00e9rale peut cr\u00e9er des difficult\u00e9s. Par exemple, le mandat peut autoriser le futur pr\u00e9sident \u00e0 signer un contrat informatique pour un montant d\u00e9termin\u00e9. Il peut aussi l\u2019autoriser \u00e0 conclure un bail r\u00e9pondant \u00e0 des conditions pr\u00e9cises.<\/p>\n\n\n\n
Apr\u00e8s l\u2019immatriculation, la soci\u00e9t\u00e9 reprend les actes qui respectent le mandat.<\/p>\n\n\n
Les associ\u00e9s peuvent aussi constater qu\u2019un acte n\u2019a pas \u00e9t\u00e9 annex\u00e9 aux statuts et qu\u2019aucun mandat ne le couvrait. Dans ce cas, la soci\u00e9t\u00e9 peut encore reprendre cet engagement apr\u00e8s son immatriculation. Les associ\u00e9s doivent alors adopter une d\u00e9cision sp\u00e9cifique. Cette d\u00e9cision doit identifier pr\u00e9cis\u00e9ment les d\u00e9penses ou contrats concern\u00e9s. Elle doit aussi respecter les r\u00e8gles de vote pr\u00e9vues par les textes et les statuts.<\/p>\n\n\n\n
Un proc\u00e8s-verbal formalise g\u00e9n\u00e9ralement la reprise.<\/p>\n\n\n\n
Cette solution permet de r\u00e9gulariser certains oublis. Toutefois, il reste pr\u00e9f\u00e9rable d\u2019organiser la reprise d\u00e8s la cr\u00e9ation afin de limiter les incertitudes.<\/p>\n\n\n
La r\u00e9daction du contrat joue un r\u00f4le important.<\/p>\n\n\n\n
La personne qui signe doit pr\u00e9ciser qu\u2019elle agit pour le compte d\u2019une soci\u00e9t\u00e9 en formation. Le document doit aussi permettre d\u2019identifier le projet de soci\u00e9t\u00e9 concern\u00e9. Par exemple, le contrat peut indiquer que le futur dirigeant agit \u00ab au nom et pour le compte de la soci\u00e9t\u00e9 en formation \u00bb.<\/p>\n\n\n\n
Il faut \u00e9viter de pr\u00e9senter la soci\u00e9t\u00e9 comme une personne d\u00e9j\u00e0 immatricul\u00e9e. En effet, elle ne peut pas encore signer seule un contrat puisqu\u2019elle ne poss\u00e8de pas de personnalit\u00e9 morale.<\/p>\n\n\n\n
Une r\u00e9daction impr\u00e9cise peut provoquer un litige sur l\u2019identit\u00e9 de la personne engag\u00e9e ou sur la validit\u00e9 de la reprise.<\/p>\n\n\n
Si la soci\u00e9t\u00e9 ne reprend pas l\u2019engagement, la personne qui a sign\u00e9 reste personnellement responsable. Le fournisseur, le bailleur ou le prestataire pourra donc lui r\u00e9clamer le paiement. La cr\u00e9ation ult\u00e9rieure de la soci\u00e9t\u00e9 ne suffit pas \u00e0 transf\u00e9rer automatiquement toutes les obligations.<\/p>\n\n\n\n
Dans une soci\u00e9t\u00e9 commerciale, plusieurs fondateurs peuvent m\u00eame supporter solidairement les actes accomplis. Un cr\u00e9ancier peut alors demander le paiement complet \u00e0 l\u2019une des personnes concern\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n
La personne qui avance une d\u00e9pense prend donc un risque r\u00e9el si la reprise n\u2019est pas correctement organis\u00e9e.<\/p>\n\n\n
Le projet peut \u00eatre abandonn\u00e9 avant l\u2019immatriculation. Dans ce cas, aucune soci\u00e9t\u00e9 ne pourra reprendre les d\u00e9penses ou les contrats.<\/p>\n\n\n\n
Les personnes qui ont agi restent alors personnellement engag\u00e9es. Elles devront payer les factures, ex\u00e9cuter les contrats ou n\u00e9gocier leur r\u00e9siliation.<\/p>\n\n\n\n
Il est donc prudent de limiter les engagements lourds avant de savoir si la soci\u00e9t\u00e9 sera effectivement cr\u00e9\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n
Pour un bail ou un contrat important, il peut aussi \u00eatre utile de pr\u00e9voir une condition li\u00e9e \u00e0 l\u2019immatriculation de la soci\u00e9t\u00e9.<\/p>\n\n\n
Une d\u00e9pense engag\u00e9e avant l\u2019immatriculation ne correspond pas forc\u00e9ment \u00e0 un apport au capital.<\/p>\n\n\n\n
Lorsqu\u2019un fondateur paie une facture pour la soci\u00e9t\u00e9, il avance g\u00e9n\u00e9ralement des fonds. Apr\u00e8s la reprise, la soci\u00e9t\u00e9 peut lui rembourser cette somme. Si elle ne le rembourse pas imm\u00e9diatement, elle peut inscrire la somme sur son compte courant d\u2019associ\u00e9. La soci\u00e9t\u00e9 reconna\u00eet alors une dette envers lui.<\/p>\n\n\n\n
\u00c0 l\u2019inverse, un apport au capital suit une logique diff\u00e9rente. L\u2019associ\u00e9 remet une somme ou un bien \u00e0 la soci\u00e9t\u00e9 en \u00e9change de titres.<\/p>\n\n\n\n
Il faut donc identifier clairement la nature de chaque op\u00e9ration afin d\u2019\u00e9viter les erreurs comptables.<\/p>\n\n\n
Apr\u00e8s la reprise, la soci\u00e9t\u00e9 doit enregistrer les d\u00e9penses dans sa comptabilit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n
Le traitement d\u00e9pend de la nature de la d\u00e9pense. Certaines sommes correspondent \u00e0 des charges courantes. D\u2019autres peuvent constituer des immobilisations, notamment lorsqu\u2019elles concernent un bien durable.<\/p>\n\n\n\n
La soci\u00e9t\u00e9 doit \u00e9galement conserver les factures et les justificatifs de paiement.<\/p>\n\n\n\n
Les questions fiscales, notamment celles li\u00e9es \u00e0 la TVA, peuvent varier selon la facture et les conditions de l\u2019achat. Il est donc pr\u00e9f\u00e9rable de transmettre l\u2019ensemble des documents \u00e0 l\u2019expert-comptable.<\/p>\n\n\n
Une bonne organisation permet d\u2019\u00e9viter la majorit\u00e9 des difficult\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n
D\u2019abord, les fondateurs doivent tenir une liste pr\u00e9cise des d\u00e9penses engag\u00e9es. Ils doivent indiquer la date, le montant, le b\u00e9n\u00e9ficiaire et la personne qui a pay\u00e9.<\/p>\n\n\n\n
Ensuite, ils doivent conserver tous les justificatifs. Une simple estimation ne suffira pas pour obtenir un remboursement correct.<\/p>\n\n\n\n
Par ailleurs, les contrats doivent mentionner clairement que la personne agit pour le compte de la soci\u00e9t\u00e9 en formation.<\/p>\n\n\n\n
Enfin, il faut choisir la bonne m\u00e9thode de reprise : annexe aux statuts, mandat pr\u00e9alable ou d\u00e9cision apr\u00e8s l\u2019immatriculation.<\/p>\n\n\n
La premi\u00e8re erreur consiste \u00e0 signer directement au nom d\u2019une soci\u00e9t\u00e9 qui n\u2019existe pas encore juridiquement.<\/p>\n\n\n\n
La deuxi\u00e8me consiste \u00e0 oublier d\u2019inscrire une d\u00e9pense dans la liste annex\u00e9e aux statuts. Sans reprise r\u00e9guli\u00e8re, le fondateur peut rester personnellement engag\u00e9.<\/p>\n\n\n\n
La troisi\u00e8me erreur concerne les justificatifs. Une d\u00e9pense pay\u00e9e en esp\u00e8ces sans facture sera difficile \u00e0 faire rembourser et \u00e0 comptabiliser.<\/p>\n\n\n\n
Certains fondateurs confondent aussi les frais avanc\u00e9s avec un apport au capital. Or, les deux op\u00e9rations ne produisent pas les m\u00eames effets.<\/p>\n\n\n\n
Enfin, il ne faut pas supposer que l\u2019immatriculation transf\u00e8re automatiquement tous les contrats \u00e0 la soci\u00e9t\u00e9. La reprise doit respecter une proc\u00e9dure pr\u00e9cise.<\/p>\n\n\n
Avant l\u2019immatriculation, la soci\u00e9t\u00e9 ne peut pas encore payer elle-m\u00eame ses d\u00e9penses. Les fondateurs doivent donc avancer les frais et signer personnellement les contrats n\u00e9cessaires au lancement du projet.<\/p>\n\n\n\n
Apr\u00e8s l\u2019immatriculation, la soci\u00e9t\u00e9 peut reprendre ces engagements et rembourser les sommes avanc\u00e9es. Pour cela, les fondateurs doivent organiser la reprise dans les statuts, utiliser un mandat pr\u00e9cis ou adopter une d\u00e9cision sp\u00e9cifique.<\/p>\n\n\n\n
Une pr\u00e9paration rigoureuse prot\u00e8ge les fondateurs et facilite le d\u00e9marrage de l\u2019entreprise. Elle permet \u00e9galement d\u2019\u00e9viter qu\u2019une personne reste personnellement responsable d\u2019une d\u00e9pense qui devait, \u00e0 l\u2019origine, concerner la soci\u00e9t\u00e9.<\/p>\n\n\n\n
Ces articles pourraient aussi vous int\u00e9resser :<\/strong><\/p>\n\n\n\n Les responsabilit\u00e9s civiles et p\u00e9nales du dirigeant<\/a><\/p>\n\n\n\n